Un informe reciente del Archivo General de la Nación, ubicó al Magdalena en el puesto 6 a nivel nacional y en el segundo lugar en la región caribe en gestión documental, gracias a los proceso de modernización implementados en el gobierno que lidera Rosa Cotes de Zúñiga.      

Desde hace un año viene abierto al público el renovado archivo documental del departamento del Magdalena, un trabajo de recopilación de información que inició en 2015, y que ha sido exaltado por el Archivo General de la Nación.   

Más de 13 millones de folios reposan en este archivo, dentro de los que se destacan documentos de historias laborales , de tesorería y de las diferentes dependencias de la administración departamental, los cuales se encontraban en avanzado deterioro y que gracias a este proyecto hoy reposan bajo los más altos estándares de seguridad y normas técnicas de archivísticas vigentes.


La gobernadora Rosa Cotes, destacó la disposición de su gobierno a través de la secretaría General, en invertir una cantidad importante de recursos para la recuperación y disposición segura de todos los documentos de interés del gobierno que lidera.

Álvaro Méndez Navarro, secretario General del Departamento,  destacó la importancia de este proyecto en materia de gestión documental puesto que no solo permite conocer la ubicación de cada documento sino además agiliza el sistema de consulta tanto interno, como por parte de la comunidad magdalenense, el funcionario explicó que luego de un proceso de solicitud los documentos estarán a disposición del usuario o del funcionario en un tiempo menor a dos horas si es necesario físicamente o menos de media hora si la solicitud del documento es vía digital.

El proceso de gestión documental implementado por el gobierno de Rosa Cotes, inició en el año 2016 con la implementación de la ventanilla única de correspondencia y el sistema INFODOC el cual permite un manejo adecuado y técnico de los documentos que a diario llegan al Palacio Tayrona.

El archivo central del Magdalena, está ubicado en un complejo de bodegas en la Troncal del Caribe y cuenta con los más altos estándares de seguridad que garantizan el buen estado de los documentos, detectores de humo, trampas para ratas, circuito cerrado de televisión, equipos de seguridad para trabajos en altura y en su operación se han generado más de 150 empleos entre directos e indirectos.

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